Het programma ‘Optimaal Groeien’ is project management op maat. Een programma waarbij de samenwerking tussen afdelingen en eventuele meerdere vestigingen goed op elkaar wordt aangesloten. De taken en verantwoordelijkheden worden duidelijk afgesproken. En voor iedereen is helder hoe iedere afdeling bijdraagt aan klantwaarde. Verschillende inzichten en belangen veranderen in een gemeenschappelijk doel. Het programma ‘Optimaal Groeien’ is ook een uitstekende voorbereiding voor ICT aanpassingen en implementaties. Het goed in kaart brengen van de gewenste processen voordat er ICT aanpassingen of implementaties worden gedaan, maakt een ICT project snel uitvoerbaar. De kosten lopen niet uit de hand omdat de specificaties vanaf de start helder zijn.
Herken je dit?
Iedere afdeling zet zich in voor het werk, maar toch werken de afdelingen niet optimaal samen. Wanneer je onderneming groeit, ontstaat meer werkdruk en mogelijk meer misverstanden onderling waarvan de klant de dupe van is. Klanten moeten langer wachten, of krijgen geen antwoord. En als je pech hebt, ontstaan er herhaaldelijke klachten bij dezelfde klanten. Zo nu en dan word je geleefd en ervaar je dat je tegen een glazen plafond aan zit. Je wilt graag doorgroeien met je onderneming, maar meer vraag zorgt voor meer hectiek. En door deze hectiek is er geen tijd om structureel dit probleem goed aan te pakken. En wie neemt daar de leidende rol in? Meerdere functies en afdelingen werken in de werkprocessen en ieder heeft zijn eigen inzicht. Je loopt vast in discussies en ondertussen lossen de problemen zich niet op.
Met een objectieve blik, neutrale positie en de proceskennis en technieken die ik beheers, kan ik je helpen om een doorbraak te maken. Met een team, samengesteld uit verschillende functies en afdelingen, werken we aan een oplossing. Met hun betrokkenheid wordt de oplossing breed gedragen en wordt werkelijk het probleem aangepakt. Na dit traject wordt er beter en slimmer samengewerkt. Met hetzelfde team kun je meer werk verzetten. Klanten worden weer snel geholpen en het teamwerk is goed op elkaar afgestemd. Er gebeuren geen onnodige fouten en herstelwerk met zijn bijbehorende kosten binnen je onderneming. Je onderneming heeft weer een goed fundament om door te groeien. Je bedrijfsresultaten verbeteren, en niet te vergeten, je klanten zijn meer tevreden!
Wil jij het glazen plafond doorbreken en doorgroeien met je onderneming? Of goed voorbereid zijn op aanpassingen of implementatie van je ICT?
Slimmer en beter samenwerken voor een groei doorbraak
Je weet precies hoe je ervoor staat met je onderneming. Afdelingen meten hun prestaties en sturen zelf tijdig bij wanneer dat nodig is. Je team beseft welke activiteiten klantwaarde toevoegen en leveren kwaliteit. De samenwerking tussen de teams werkt soepel met een klantgerichte aanpak. En als zich een probleem voordoet, dan weten zij hoe zij dit binnen het team kunnen oplossen.
Er is nu een goed fundament om door te groeien met je onderneming. Door te meten, weet je precies wanneer een afdeling toe is aan uitbreiding om de vraag aan te kunnen.
Programma ‘Optimaal Groeien’
Project management op maat omvat de volgende aanpak:
- Volledige project management aansturing
- Ondersteuning op klantlocatie gedurende project periode
- Gedurende project periode beschikbaar voor project gerelateerde vragen
- Respons op vragen binnen 24 uur
- Probleem definitie bepalen samen met management
- Vaststellen van de huidige prestatie, hoe groot is het probleem?
- Analyseren en grondoorzaken bepalen
- Stakeholder management
- Implementatie en communicatie plan opstellen
- Specificatie voor ICT aanpassingen en implementaties
- Begeleiden van ICT testen
- Risico analyse
- Begeleiden verandermanagement gedurende project
- Management updates en voorbereiden van interne communicaties
- Begeleiden van implementatie en uitvoeren acties door projectteam
- Begeleiden van opzet en geven van trainingen door teamleden
- Meten of de verbeteracties daadwerkelijk hebben geleid tot het verbeteren van de prestatie en bijsturen waar nodig
- Begeleiden van proces verantwoordelijken hoe te blijven meten en sturen op de prestatie
- Team workshop ‘De Wereld van Verschil’, voor effectiever samenwerken en elkaars sterke kanten beter benutten
Praktische informatie
De duur van het Programma ‘Optimaal Groeien’ is afhankelijk van de complexiteit van de problemen of de omvang van ICT behoefte. Het traject vindt voornamelijk plaats op klantlocatie en kunnen ook online meetings bevatten. Door ieder teamlid zal tijd geïnvesteerd moeten worden in het succesvol volbrengen van het project. Houd rekening met tijd voor workshops, meetings, acties uitwerken van gemiddeld 1 à 2 dagen per week per teamlid.
Na dit traject zijn er effectieve oplossingen geïmplementeerd die breed gedragen worden binnen de onderneming. De prestaties worden gemeten tijdens en na het project om verbetering daadwerkelijk aan te tonen. Een risico analyse is gebruikt om eventuele situaties die van invloed zijn op de prestaties te elimineren of acties te bepalen wanneer de situatie zich desondanks toch voordoet.
Er wordt goed en slimmer samengewerkt. Besparing van kosten en tijd, waardoor je met hetzelfde team meer werk aan kunt. En niet te vergeten, een hogere klanttevredenheid. De investering hiervoor kan worden gegeven nadat een intake gesprek heeft plaatsgevonden.
Wat levert het je op?
- Inzicht in wat jou belemmert in de groei van je onderneming
- Het huidige proces is duidelijk in kaart gebracht
- Jij en je team hebben inzicht in de knelpunten van de onderlinge samenwerkingen
- Inzicht in de huidige prestatie door te meten
- Bottle necks, vertragingen, problemen en fouten worden opgelost
- Miscommunicaties en verschillende inzichten worden opgehelderd
- Meerdere afdelingen gaan meer klantgericht werken, niet alleen de afdelingen met direct klantcontact
- Analyse van de grondoorzaken
- Effectieve oplossingen
- De veranderingen worden aangedragen en geaccepteerd door het team
- Je team leert hoe je kiest voor de beste oplossing
- Er is een heldere beschrijving van het nieuwe proces
- Taken en verantwoordelijkheden zijn goed afgestemd
- Implementatie van het nieuwe proces
- Er kan meer werk worden verzet met dezelfde mensen
- Er is ruimte voor meer klantvragen
- Een goede voorbereiding op ICT aanpassingen en implementaties
- Begeleiding in testen van de ICT waardoor je onderneming goed doorloopt na implementatie
- Door een duidelijke specificatie een soepel ICT project binnen tijd en kostenbegroting
- Controle en meting van de nieuwe werkwijze
- Tijd voor het team om gedurende het project te blijven doorwerken aan de operationele taken
Over mij
Van nature bedenk ik altijd of het beter en sneller kan. Ik ben enorm oplossingsgericht en zie overal mogelijkheden. In projectwerk voel ik mij als een vis in het water en ik ontdekte hier mijn passie voor procesoptimalisatie. Klantgerichtheid is er bij mij ‘ingebakken’, letterlijk en figuurlijk als banketbakkersdochter. Het is belangrijk om te luisteren naar je klanten. Ga serieus om met klant feedback en klachten. En gebruik deze informatie om je processen te verbeteren. Je realiseert kortere doorlooptijden, lagere kosten en hogere klanttevredenheid. Zodat je klanten graag zakendoen met je. En graag klant blijven. Je verbetert je bedrijfsresultaten en je klanten zijn happy. Ja! Daar word ik heel blij van. Het geeft mij veel energie en voldoening.
Binnen Linde Gas ben ik begonnen met kleine projecten en deze werden steeds groter. Voor meerdere landen tegelijk en afdelingsoverschrijdend. In de laatste 5 jaar in de functie van Lean Six Sigma Black Belt. De methodiek helpt mij om zo slim mogelijk processen in te richten, bottle necks weg te nemen en te reduceren tot de essentiële taken die klantwaarde toevoegen. Ogenschijnlijk onoplosbare problemen kunnen eenvoudig aangepakt worden, waardoor je de efficiëntie en klanttevredenheid verhoogt.
Referenties
“De projecten die we samen hebben gedaan kwamen altijd tot een goed eind, wat van waarde is binnen een groot concern en niet altijd een vanzelfsprekendheid. De kennis van de bedrijfsprocessen die je daarbij had, kwam daarbij van pas. Werken met structuur en stiptheid zijn daarbij wel aan jou toevertrouwd.”
“Onze samenwerking waren doorgaans projecten waar je een trekkende en sturende rol in vervulde. Door het consequent blijven volgen van de uitgestippelde lijnen en tijdspaden wist je ons iedere keer weer te attenderen op hoofd en bijzaken waardoor de bekende neuzen weer dezelfde kant op gingen. Vooral bij de langere en intensievere projecten is dit een absolute must. Zelf heb ik daar de nodige steun en leermomenten uit kunnen halen. Je bent vasthoudend, enthousiast en onze samenwerking was prettig.”
Veel gestelde vragen
Welke capaciteiten moeten mijn medewerkers hebben om in zo’n team te kunnen werken?
Het belangrijkste is dat zij de inhoud van hun dagelijkse werk kennen en bekend zijn met de problemen die zich voordoen. Verder begeleid ik hen om de acties uit te voeren die aansluiten bij het projectplan.
Hoe weet ik dat de investering het waard is?
Hoeveel omzet kun je extra draaien als je onderneming verder kunt groeien? En dagelijks inefficiënt werken en fouten maken kost aardig wat geld. Over het algemeen zijn 10-40% van bedrijfskosten onnodig. Deze kosten worden veroorzaakt doordat werkzaamheden niet in een keer goed gaan. En hoeveel nieuwe klanten kan je nu niet aannemen? Of vertrekken bestaande klanten omdat ze te lang moeten wachten en gebrek aan goede service ervaren? Bovendien vertrekken ook medewerkers eerder als de werkdruk te hoog is en processen niet soepel lopen. Iedere keer ben je weer opnieuw iemand aan het inwerken. Al met al aardig wat kosten die hiermee zijn gemoeid. Dus laten we een gemiddelde nemen van 10-40% van bedrijfskosten. Hoeveel is 25% van jouw bedrijfskosten? Zie dat als een potentieel om te kunnen besparen.
Wil jij groeien met je onderneming, meer tevreden klanten en een beter bedrijfsresultaat?
Wil jij dat je team slimmer en beter samenwerkt? Meer werk met elkaar kan verzetten en klantgerichter werkt. Geen onnodige fouten die moeten worden hersteld en geld kosten. Dan begint dat met het begrijpen wat nu je weerhoudt van groeien. Zien waar je nu staat en de oorzaken van je problemen. Als je dit weet, dan kun je werken aan structurele oplossingen. Het programma ‘Optimaal Groeien’ is effectief, leerzaam voor je team, zorgt voor betere en meer klantgerichte samenwerking. Je bespaart tijd, kosten en je verbetert je bedrijfsresultaat. En meer werkplezier en meer tevreden klanten!
Dit programma is uitermate geschikt voor proces problemen waarbij vele afdelingen, eventueel vestigingen, en stakeholders zijn betrokken. Iedere functie/afdeling heeft zo z’n doelen en belangen. Bijvoorbeeld verkoop is creatief en zou alles op maat willen aanbieden. Terwijl productie graag werkt met standaardisatie om de werkzaamheden makkelijk te kunnen inplannen en efficiënt te produceren.
Het programma is zeker geschikt ter voorbereiding van een ICT aanpassing of implementatie. Je kunt helder aangeven welke aanpassingen nodig zijn en komt snel tot een duidelijke specificatie met je ICT afdeling of leverancier.
Wil je meer lezen over andere programma’s?
Wil jij snel impact maken en ben je bereid snel beslissingen te nemen? Lees dan ook eens meer over het week programma ‘Slimmer Werken’.
In het programma ‘Samenwerken Versterken’ is de projectduur 3 maanden. Er is sprake van procesproblemen tussen meerdere teams zonder ICT vraagstuk. Je wilt dat de werkzaamheden in het proces goed worden afgestemd om slimmer te werken en de samenwerking te verbeteren. Zodat het team meer werk aan kan en jij je onderneming verder kan laten groeien.